書類選考を突破する書き方のポイント3選と作成時に気をつけたい注意点

就職活動において書類選考は最初の関門ですが、多くの就活生が突破できず悩んでいます。書類選考を突破するには、企業が求める人材像を理解し、人材像に合った自己アピールが重要です。当記事では、書類選考の基礎知識から突破のポイントまで解説します。

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書類選考の基礎知識

書類選考の基礎を把握することで、採用担当者の目を引く応募書類の作成が可能です。書類選考の基礎を紹介します。

書類選考の重要性

書類選考は採用プロセスで重要な役割があります。企業が応募者を最初に評価するのが書類選考です。書類選考では、応募者の経験やスキル、企業文化に合うかどうかなどを評価します。応募者の熱意や意欲なども評価の対象です。書類選考では、応募者の書類作成能力や表現力なども見られます。

書類選考は単なる書類チェックではなく、採用プロセス全体の成功に関わる重要なステップです。企業も応募者も書類選考の段階でベストを尽くすことが大切です。

書類選考の一般的な流れ

書類選考の流れは、応募書類を受け付けるところから始まります。書類選考の一般的な流れを以下にまとめました。

合格者には面接の連絡をし、不合格者には結果の通知を送ります。応募書類を受け付けるところから、結果の通知をするところまでが書類選考です。書類選考の方法は企業によって異なります。書類選考は採用プロセスにおいて重要な段階なので、強みをアピールできる書類を作りましょう。

書類選考でしっかりアピールできれば、面接のチャンスや採用の可能性も高まります。

企業が書類選考をする目的

企業が書類選考をする主な目的は、応募者の基本情報を効率的に把握し、求める人材像との適合性を初期段階で判断するためです。初期段階で適切な判断をすると、面接に進む候補者を絞り込めます。書類選考では、以下の点を確認します。

自己分析力や自己PR力なども重要な確認ポイントです。書類選考は大量の応募者を効率的に選別する手段でもあります。履歴書や職務経歴書の完成度から、応募者の仕事への姿勢を推測できます。履歴書や職務経歴書を見れば応募者のスキルや保有資格を確認できますが、人柄や成長の可能性などは把握できません。

書類選考を通過して面接に進んだ場合は、書類の内容をもとに企業が応募者に対して質問し、人間性や適合性などを見定めます。質問を通じて得た情報と書類選考での評価を総合的に判断し、最終的な採用判断を下します。企業にとって書類選考は、採用活動全体の効率と質を向上させるための重要なステップです。

書類選考で提出する書類の種類

書類選考で提出する書類の種類は、企業や職種によって異なります。以下の書類を提出するのが一般的です。

募集要項をよく確認し、指定された書類を提出しましょう。書類選考で提出する書類の種類を紹介します。

履歴書

履歴書は就職活動において基本的かつ重要な書類です。自身のプロフィールや経歴を簡潔にまとめ、企業に自己アピールする役割があります。採用担当者の目に留まる履歴書を作成するポイントは以下のとおりです。

履歴書には写真を貼付するのが基本です。履歴書に貼付する写真は、適切なサイズで3か月以内に撮影した写真を使用します。履歴書はパソコンで作成するのが主流ですが、企業によっては手書きの場合もあります。作成方法は、企業の指定に従ってください。

履歴書を作成したら、記入漏れがないか確認し、提出期限内に提出しましょう。ポイントをおさえ採用担当者の目に留まる履歴書を作成してください。
» 【履歴書の書き方のポイント】作成するコツや注意点を解説！

職務経歴書

職務経歴書は、自身の職歴や実績を詳しく記載する書類です。就職活動において、履歴書と同様、重要な書類の一つと言えます。職務経歴書に記載する主な情報は以下のとおりです。

職務経歴書に記載されている情報を通じて、自身のキャリアの歩みや専門性を採用担当者に伝えます。職務経歴書を作成する際のポイントは以下のとおりです。

実績や成果には「顧客満足度調査で90％の高評価を獲得」や「売上増加率95％達成」など、数字を用いるのがおすすめです。数字を用いると、説得力が増し実力も伝わりやすくなります。職務経歴書は1～2ページにおさめるのが基本です。

企業には多くの書類が届きます。長くて要点がつかめない職務経歴書は読んでもらえません。ポイントをおさえて、自身の強みが伝わる職務経歴書を作成してください。自身の強みが伝わる職務経歴書を提出すれば、書類選考を通過する可能性が高まります。

志望動機書

志望動機書は、企業に対する熱意や自身の強みを伝える書類です。明確な志望動機の提示が採用の鍵を握ります。企業で働きたい理由を述べることがポイントです。自身の強みが企業に与えるメリットを説明しましょう。企業への熱意や採用後の成長意欲を示すことも重要です。

将来のビジョンや目標を述べることで、長期的な視点を持っているとアピールできます。企業の理念と自身の価値観との一致点を述べ、深い理解を示すことも大切です。志望動機書は要点を絞り、読みやすさを重視してください。

その他必要書類

企業や職種によっては、履歴書や職務経歴書などの基本書類に加えて、以下のような書類の提出を求められる場合があります。

エントリーシートは主に新卒採用で使用される書類ですが、中途採用でも提出を求められる場合もあります。外資系企業や国際的な業務を行う職種では、TOEICやTOEFLなどのスコアを示した語学能力証明書の提出が必須です。企業によって採用プロセスや要求事項は異なるため、不明点がある場合は採用担当者に直接確認してください。

書類選考を突破するためのポイント

書類選考を突破するためのポイントは以下のとおりです。

要点を簡潔にわかりやすく記入する

書類選考を突破するには、要点を簡潔にわかりやすく記入することが重要です。わかりやすさを高めるには、箇条書きを活用し視覚的に情報を捉えやすくする工夫が必要です。1文を30～40文字におさえれば、読みやすい応募書類になります。採用担当者の立場に立って必要な情報を選別することも重要です。

簡潔さとわかりやすさを意識しつつ、自身の強みや経験を効果的にアピールしてください。

ポジティブな表現を心がける

書類選考を突破するには、ポジティブな表現を心がけることも重要です。ポジティブな表現は、前向きで意欲的な印象を与えられます。「失敗」を「経験」と言い換えることで、ポジティブな表現になります。

ポジティブな表現を使用する際は、謙遜しすぎず自信過剰にならないようバランスに注意が必要です。ポジティブな表現を意識すると、書類選考での合格率が高まります。自身の魅力を引き出す表現を心がけ、自信を持って書類選考に臨むことが重要です。

企業が募集している人材に合ったアピールをする

書類選考を突破するには、企業が募集している人材像に合わせたアピールが重要です。企業が求める人材像を理解し、人材像に合わせたアピールをすると、応募書類が採用担当者の目に留まりやすくなります。

企業の価値観や文化に合った自身の特徴をアピールすると、親和性も伝わります。企業のニーズを捉え、自身の長所をアピールするだけでは不十分です。企業の課題や目標に対して、自身がどのように貢献できるかを明確に示すことも重要です。

企業が求める人材像に合致した魅力的な応募書類を作成し、書類選考を突破してください。
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書類選考にかかる期間と注意点

書類選考にかかる期間と注意点を紹介します。

書類選考は一般的に1～2週間かかる

書類選考にかかる期間は一般的に1～2週間程度ですが、企業の規模や応募者数によって異なります。大企業では応募者が多いため、書類選考に1～2週間かかるのが一般的です。中小企業では、1週間程度で結果が出る場合もあります。企業の規模や応募者数以外にも、以下の要因が書類選考の期間に影響を与えます。

繁忙期や大量採用時期は、書類選考にさらに期間がかかるため注意が必要です。新卒採用と中途採用では選考期間が異なることもあります。

企業や業界により選考期間が異なる

企業や業界によって選考期間は大きく異なります。企業や業界によって選考期間が異なるのは、企業の規模や業界の特性、人材ニーズなどが影響しているためです。企業や業界による選考期間の違いは、以下のような傾向にあります。

企業や業界	選考期間
大手企業	応募者が多いため1か月以上かかる場合もある
ベンチャー企業や中小企業	比較的早く、1週間程度で結果が出るケースもある
IT業界	人材不足のため選考が迅速な傾向にある
金融業界	慎重な選考をするため時間がかかる傾向にある

季節による変動もあり、就職活動のピーク時期は選考に時間がかかりやすいです。海外企業の日本支社の場合、本社の承認が必要なため選考期間が長くなるケースもあります。新卒採用と中途採用でも選考期間は異なります。企業や業界によって選考期間はさまざまです。応募の際は、余裕を持って準備してください。

選考結果について確認の連絡を入れるのは避ける

選考結果について確認の連絡を入れるのは避けましょう。自身の印象を悪くする可能性があるからです。多くの企業は多数の応募者を扱っており、個別の問い合わせに対応する余裕がありません。問い合わせることで、自身の焦りや不安が企業に伝わってしまうリスクもあります。

結果を待つのも就職活動のスキルの一つです。選考結果は企業から連絡があります。結果を待つ間は、他の企業の選考活動に集中するのが望ましいです。焦らず、自身のペースで就職活動を進めてください。

書類選考に臨む際の注意点

書類選考に臨む際の注意点は以下のとおりです。

書類は使い回さず企業ごとに作成する

書類選考を突破するには、応募する企業ごとに書類を新しく作成し、使い回さないようにしましょう。企業ごとに応募書類を作成する理由は、以下のとおりです。

応募書類を使い回すと、企業ごとの特性や要求に対応できないため、選考で不利になります。企業ごとに新しく応募書類を作成すれば、募集要項に沿った内容や企業の特性に合った志望動機などを記述できます。企業の価値観や文化に合わせて自己PRをしたり、最新の情報や実績を反映させたりすることがポイントです。
まれではありますが、他社に提出したと思われる書類をほとんどそのまま提出しておられる方がいらっしゃいます。そのような書類を目にすると余程のことがない限り書類選考を通すことはありません。くれぐれもご注意ください。

誤字脱字や不備がないか確認する

書類選考を突破するには、誤字脱字や不備がないかの確認も重要です。応募書類に誤字脱字や不備があれば、採用の可能性を逃してしまいます。誤字脱字や不備を確認する方法は、以下のとおりです。

固有名詞や数字、必要事項の記入漏れや書類の形式などは、より慎重に確認したい部分です。時間をかけて誤字脱字や不備がないか確認し、完璧な状態の応募書類を提出してください。

第三者の意見を聞く

書類選考を突破するには、第三者の意見を聞くことも重要です。第三者の意見を聞くと、自身では気づかなかった点を指摘してもらえ、客観的な視点で応募書類を見直せます。第三者の意見を聞けば、応募書類の質も高められます。キャリアアドバイザーや業界経験者などを第三者にするのがおすすめです。

友人や家族などを第三者に設定しても良いです。第三者に応募書類の内容のわかりやすさや、説得力について意見をもらってください。専門家のアドバイスを参考にするのもおすすめです。転職エージェントに登録していれば、担当者からアドバイスをもらうこともできます。第三者の意見を聞くことは重要ですが、最終的には自身で判断してください。自身を見失った応募書類にならないよう、注意が必要です。
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まとめ

書類選考は就職活動における最初の関門であり、適切な準備と戦略的なアプローチが成功への鍵を握ります。応募書類作成のポイントや注意点、提出書類などをおさえて、書類選考を突破してください。書類選考を突破し面接の機会を得ることで、希望する企業への道が開けます。